Home / Layanan Hukum / Prosedur Administrasi Persuratan / Prosedur Administrasi Surat Masuk

Prosedur Administrasi Surat Masuk

A. PENGELOLAAN SURAT MASUK

  AKTIVITAS PELAKSANA WAKTU
1 Menerima surat masuk dari Pos atau ekpeditur instansi. Kasubag. Umum 5 menit
2 Membuka surat dan memberi paraf/jam dibalik surat. sda 5 menit
3 Menyerahkan surat ke pencatat sda 5 menit
4 Mengagenda surat dan membuat KK, Lembar Disposisi sesuai Kode surat Pencatat surat 5 menit
5 Menyerahkan surat dengan kelengkapannya kepada Pansek untuk didisposisi. sda 5 menit
6 Menerima surat dan memparaf buku ekpedisi Pansek 5 menit
7 Membawa  surat ke pimpinan (KPTA/WAKAPTA) untuk mohon petunjuk (Surat Penting) Pansek 5 menit
8 Mendisposisi surat biasa ke Pengolah (Wapan/Wasek) Pansek 5 menit
9. Menerima surat memparaf ekpedisi. Wapan/ Wasek 5 menit
10. Mempertegas disposisi Pansek kepada PM/Kasubag. Dan selanjutnya menyimpan lembar disposisi warna kuning(SEBAGAI ALAT KONTROL) dan menyerahkan dengan lembar pengantar surat biasa. Wapan/ Wasek 5 menit
11. Menindaklanjuti surat apabila surat tersebut memerlukan jawaban dengan membuat konsep surat. PM/Kasubag 30 menit
13 Apabila surat tersebut tidak perlu tindak lanjut disimpan dalam folder filling kabinet (aktif)  PM/Kasubag 5 menit