Home / Layanan Hukum / Prosedur Administrasi Persuratan / Prosedur Administrasi Surat Keluar

Prosedur Administrasi Surat Keluar

A. PENGELOLAAN SURAT KELUAR

  AKTIVITAS PELAKSANA WAKTU
1 Memberi perintah untuk membuat surat keluar atau menindaklanjuti disposisi/menjawab surat KPTA/WakaPTA/Pansek/Wapan/Wasek 5 menit
2 Membuat konsep surat, meminta paraf ke atasan. PM/Kasubag 5 menit
3 Memberi paraf persetujuan KPTA/WakaPTA/Pansek/Wapan/Wasek 5 menit
3 Meminta Nomor surat keluar ke bagian pencatat surat PM/Kasubag 5 menit
4 Mengagenda surat dan membuat Kartu Kendali (menyimpan KK putih) Pencatat surat 5 menit
5 Menyerahkan konsep ke pengetik surat/operator komputer. PM/Kasubag 5 menit
6 Mengetik surat Pengetik surat/operator komputer 5 menit
7 Memeriksa dan meneliti hasil ketikan PM/Kasubag 5 menit
8 Memparaf dan menandatangani surat keluar KPTA/WakaPTA/Pansek/Wapan/Wasek 5 menit
9 Memasukan surat kedalam amplop Staf PM/Kasubag 5 menit
10 Menyimpan surat Staf PM/Kasubag 5 menit
11 Menyimpan arsip in aktif dalam folder/filling kabinet Staf Umum (pengirim surat) 5 menit
12 Membawa surat ke Pos atau ke alamat yang dituju Staf Umum (pengirim surat) 5 menit

 

B. PENYERAHAN SURAT KE PETUGAS ARSIP

  AKTIVITAS PELAKSANA WAKTU
1 Setiap enam bulan memilah arsip dalam folder/filling yang sudah in aktif PM/Kasubag 60 menit
2 Membuat daftar arsip in aktif dan selanjutnya menyerahkan arsip kepada petugas arsip PM/Kasubag 10 menit
3 Menerima arsip in aktif Petugas arsip 10 menit
4 Memparaf KK Merah sebagai bukti tanda terima arsip Petugas arsip 5 menit
5 Menyimpan arsip in aktif dan daftar arsip kedalam boks arsip sesuai kode surat Petugas arsip 10 menit
6 Menjaga dan merawat arsip inaktif  Petugas arsip 60 menit
  Meneliti dan memilah arsip inaktif dan menyusun daftar arsip untuk dilakukan penghapusan arsip. Petugas arsip Kondisional menit
7 Dalam kurun waktu 1-2 tahun mengusulkan ke Kasubag.Umum untuk melakukan penghapusan arsip. Petugas arsip 20 menit
8 Menerima daftar penghapusan arsip Kasubag. Umum 10 menit
9 Menyampaikan usul ke Sekretaris Kasubag. Umum 10 menit
10 Menerima daftar penghapusan arsip Pansek 10 menit
11 Membuat SK. Pembentukan Tim Penghapusan Pansek 10 menit
12 Tim bekerja memeriksa dan meneliti arsip sesuai daftar Tim Kondisional menit
13 Menandatangani hasil pemeriksaan Tim 10 menit
14 Memusnahkan arsip Tim 60 menit
15 Menandatangani BA pemusnahan dan membuat laporan kepada Pansek Tim 60 menit
16 Menerima laporan dan menyerahkan kepada Kasubag. Umum untuk disimpan sebagai dokumen penting. Pansek 10 menit
17 Menyimpan dokumen Kasubag. Umum Kondisional menit